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Los sistemas de Outsourcing como herramienta competitiva

Con el outsourcing no vale un modelo aplicativo único que se pueda hacer extensivo a cualquier caso modificándolo o adaptándolo a una solicitud de posible necesidad.

 

Cuando alguien me pregunta a qué me dedico y le digo que soy asesor y consultor especializado en outsourcing, acto seguido tengo que añadir… – “me dedico a la externalización de servicios, procesos e infraestructuras a terceros”.

No os voy a explicar lo que ya es obvio, cuál es la definición que se le da al outsourcing ya que en la red encontraréis muchas, y en exceso de todo, y, sobre todo, a la información relativa no únicamente a la definición, sino a los beneficios y/o inconvenientes del sistema. Os daré mi punto de vista desde mi experiencia e intentaré desmitificar sobre todo sus inconvenientes, que los tiene como todo ámbito en esta vida.

De las muchas definiciones que podéis encontrar a mí me gusta explicar que me dedico a: la práctica de asesorar y contratar funciones, procesos o actividades de una empresa a un proveedor externo, sea yo u otro, y que cuenta con el conocimiento, experiencia, recursos necesarios y garantizados para poder ejecutarlos mediante un acuerdo contractual. Es decir,  el proceso económico en el cual una empresa determinada mueve o destina los recursos orientados a cumplir ciertas tareas a través otra empresa externa y por medio de un contrato.

Desmitificando el outsourcing.

Lo primero que hay que tener claro es que hay muchos modelos para la aplicación del sistema de outsourcing: TRADICIONAL, COLABORATIVO, DE TRANSFORMACIÓN, INNOVACIÓN… y en sus diferentes campos como los servicios administrativos, departamentales, procedimientos comunicativos, informativos, técnicos, logísticos,  comerciales, recursos humanos e infraestructuras y medios, en definitiva, en casi todos aquellos procesos productivos de una empresa o negocio.

 


Se trata de compromisos de negocio basados en el feedback, confianza, empatía y un objetivo superior y común para las empresas que participan.

 

Con el outsourcing no vale un modelo aplicativo único que se pueda hacer extensivo a cualquier caso modificándolo o adaptándolo simplemente a una solicitud de posible necesidad. No siempre es el mejor recurso si este no está diseñado en base a una necesidad concreta, real, medida y con un coste claro y bien definido. Hay que aplicar el modelo de trabajo “Taylormade”, o sea, hay que hacer un traje a medida para cada supuesto, tanto en presupuesto, como en medios, recursos, tiempos y asistencias porque si no se corre el riesgo de que alguna de las partes se sienta defraudada.

El outsourcing no debe ser una herramienta únicamente de ahorro de costes aunque sea uno de los objetivos o motivaciones principales para las empresas que contratan nuestros servicios. Puede serlo en el cómputo global siempre que se haya gestionado correctamente  desde un inicio aportando: información fidedigna, gestión justa y eficiente de los recursos propios y ajenos y un buen análisis y planificación enfocados a los medios para la mejora de la imagen corporativa, el aumento de la toda la productividad y por ende, la  mejora de la rentabilidad total por mayor rendimiento o reducción de costos.

El outsourcing no debe ser una herramienta únicamente de ahorro de costes…

Para ello la relación entre las empresas debe ser transparente, empática, de confianza, comprometida y participativa y, requiere de una forma jurídica que de formalice esta relación profesional. El contrato de outsourcing o sus diferentes tipos de contratos para cada necesidad: outsourcing o externalización, mediación, agencia, suministrador de servicios, etc., etc.

Objeciones a las desventajas del outsourcing.

Para un mejor entendimiento voy a objetar brevemente a los teóricos inconvenientes más recalcados por la red en cuanto a este modelo o herramienta con el fin de desmitificar sus aspectos negativos:

  1. Estancamiento en lo referente a la innovación por parte del suplidor externo: Las empresas dedicadas al asesoramiento de servicios de outsourcing suelen estar más preparadas, actualizadas y al día en novedades asistenciales, tecnología y normativas que las empresas tradicionales. Entre otras causas porque la formación y búsqueda de soluciones implica renovación, cambio y actualización de su porfolio de asistencias y servicios.
  2. La empresa pierde contacto con las nuevas tecnologías que ofrecen oportunidades para innovar los productos, mercados y procesos: Uno de los campos más desarrollados en outsourcing es precisamente el de I+D+I (Investigación Desarrollo e Innovación) por lo apuntado anteriormente, aunque no es así en todas las empresas, la mayoría se jactan de los años en los que su modelo de negocio les ha funcionado y excusan sus caídas en factores ajenos, la mayoría de empresas españolas no aprovechan los recursos de que disponen para la formación o para invertir en el desarrollo de sus negocios, canales, mercados o productos. El outsourcing puede aportar esta área de negocio a aquellas empresas que no la desarrollan o les supone un alto costo como inversión de costes fijos.
  3. Al suplidor externo aprender y tener conocimiento del producto en cuestión puede llevarle tiempo y existe la posibilidad de que los use para empezar una industria propia y se convierta de suplidor en competidor: Es uno de los mayores miedos al subcontratar, de ahí la importancia de la transparencia y de utilización de las herramientas jurídicas y contractuales de confidencialidad, no competencia y disciplinarias de mutu proprio como garantía para ambos y en base a esa transparencia y confianza. Las cláusulas de penalización deben incluirse en ambas direcciones. El Know How y la claridad informativa que deben proporcionarse el contratador y el suplidor son una condición indispensable para la buena ejecución así como la implicación y consecución de ambos en el objetivo común.
  4. El costo ahorrado con el uso de Outsourcing puede que no sea el esperado: Solo puede suceder si no se ha realizado un estudio previo y exhaustivo de la necesidad entendiendo que: el contratante debe invertir en un inicio en ello para ver el resultado final del trabajo previamente en el intercambio y captación de información veraz y fidedigna; mientras que por el lado,  este proceso debe ser honesto y requiere de presentar el mejor resultado y opción, aunque ello implique una pérdida de negocio a priori o inmediata para él. Debe ajustar su presupuesto a una necesidad y no a un interés concreto.
  5. Las tarifas incrementan la dificultad de volver a implementar las actividades que vuelvan a representar una ventaja competitiva para la empresa: Si hablamos de que una prestación del servicio de outsourcing está realizada correctamente esta no debe influir ya que tiene que permitir una mayor rentabilidad, productividad y, además cualquier modificación debe ser contemplada de modo flexible y contractual.
  6. Alto costo en el cambio de suplidor en caso de que el seleccionado no resulte satisfactorio: Suele suceder si no hay mecanismos de control y seguimiento que detecten las anomalías, desviaciones o correcciones a realizar y un soporte jurídico que lo prevea, en cuyo caso, por eso debe quedar siempre reflejado el perjuicio causado por uno u otro con la pérdida de lucro cesante.
  7. Reducción de beneficios: Únicamente una mala planificación y gestión por ambas partes o unas expectativas alejadas de la realidad llevarían a este marco.
  8. Daños a la imagen corporativa: Solo la falta de transparencia o una mala praxis en la falta de buenas prácticas podrían provocar la pérdida de imagen o algún daño a la misma, para ello deben preverse herramientas de evaluación del grado de satisfacción entre las propias empresas, sus mercados y clientes y, tener diseñadas y planificadas  estrategias para anticiparse a posibles crisis o daños. En el caso de actuación fallida hay que intervenir rápido, con honestidad, transparencia para ofrecer solución inmediata y compensatoria.
  9. Pérdida de control sobre la producción, ventas o productividad: Además de una planificación estratégica como he dicho antes, deben consensuarse dentro de los planes de negocio de ambas empresas un “business plan mix” o plan de negocio común con sus mecanismos de control y seguimiento bien definidos, con herramientas que permitan resolver contingencias sin que ello pueda variar el contrato y presupuesto previo.
  10. Intereses y objetivos dispares entre las empresas: Como ya apuntaba al principio no debe suceder y debe prevalecer el criterio del sentido común al del interés comercial. Nunca se puede ni se debe iniciar una relación conjunta si no hay objetivos comunes que no sean únicamente los de facturación.

Resumiendo, el outsourcing es bueno, yo diría incluso que muy bueno, pero no debe ser la opción fácil y tomada a la ligera ya que puede traer como consecuencia resultados o percepciones negativas para ambas partes como costos más altos de los previstos, pérdidas de operatividad, productividad e incluso posibles interrupciones del negocio. Para ello es primordial tener en cuenta la parte legal, el contrato, dejando bien asentadas las bases y condiciones, las obligaciones y responsabilidades de cada uno, así como las sanciones en caso de incumplimiento por parte cualquiera de las partes. Hay que hablarlo desde un inicio sin miedo, como modelo garante de  la claridad, el compromiso y la empatía con el objetivo y filosofía establecer alianzas fuertes con las firmas colaboradoras que deben hacer más eficientes nuestras tareas fundamentales. El outsourcing tiene mucho de subcontratación, pero no sólo es eso, es más bien un compromiso de negocio basado en el feedback, confianza, empatía y un objetivo superior y común para las empresas que participan de este modelo de negocio.

 

Por:  Jordi Carreño Crispín  / @JordiCris.

 

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Fuentes e hiperenlaces:

http://definicion.de/outsourcing/

http://diccionario.reverso.net/ingles-espanol/tailor-made

http://www.plannacionalidi.es/que-es-idi/

http://www.significados.com/know-how/

https://es.linkedin.com/in/jordicarrenocrispin

http://www.proyectosyreformascamacho.com/